ПРОЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННОЕ ОБУЧЕНИЕ С ЦЕЛЬЮ ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧЕБНОГО ЦЕНТРА

Обучение проектной команды и реализация проекта по оптимизации процессов Учебного центра крупного ремонтно-строительного предприятия

Автор статьи: Анна Брюханова

С 12 декабря 2022 по 16 июня 2023 г.

Постановка целей и запуск проекта

На конференции InterForum наш эксперт получил запрос на обучение сотрудников Учебного центра по управлению проектами улучшений.

Мы провели совместную встречу с Заказчиком для уточнения запроса, целей и ожидаемого результата. Как правило, на этих встречах эксперт предлагает варианты решения задачи по запросу, Заказчик «примеряет» подходы, обозначает ожидаемый результат и вместе определяют важные вехи дорожной карты проекта, уточняют целевые показатели.
Руководитель центра обозначил главную цель на текущий год – увеличение количества обученных слушателей в 3,7 раз без увеличения численности сотрудников, сопровождающих обучение. Обучение проводится на обучающей платформе онлайн. Время на прохождение обучения сотрудником определено законодательством в зависимости от количества областей обучения по программе повышения квалификации. Без учета времени на обучение Заказчик ждал 16 календарных дней оформление заявки на обучение, допуск сотрудников на обучающую онлайн-платформу и получение документов, подтверждающих успешное прохождение обучения. Это максимальное время ожидания, которое зафиксировали при сборе данных в проекте.

Руководитель учебного центра совместно с экспертом определили наиболее полезным формат практико-ориентированного обучения, где сотрудники изучают проектное управление и сразу применяют знания и инструменты в своей практике. При таком подходе проектная команда получает результат, укрепляет веру в свои силы и дальше улучшает процессы без помощи консультантов. В итоге родилась дорожная карта проекта, сформирован график работы, цели, инструменты и описание результата каждого этапа.

Проектная команда

Формирование проектной команды началось до первой рабочей встречи. Предварительно Заказчик определил руководителя проекта и участников команды.

В целом изначально команда была подобрана грамотно. В команду вошли 11 человек - в основном опытные, компетентные специалисты и руководители всех кроссфункциональных подразделений. Осталось распределить роли внутри команды.
Мы сделали это с помощью теста Белбина: уточнили сильные стороны каждого и договорились: кто за что отвечает. При этом учли риск возможного отсутствия кого-то из команды - частая жизненная ситуация при реализации проекта, лучше сразу ее предусмотреть. Два человека выполняли одну задачу, только каждый, например, хронометрировал свою часть операций, и мог «подхватить» в случае необходимости задачу другого.

Задачи распределили так, чтобы в целом участник отработал инструменты оптимизации процесса, а в дальнейшем при масштабировании улучшений на следующие процессы мог самостоятельно их полноценно применить.
Технологии и инструменты для оптимизации процесса
Итак, бережливые технологии и инструменты, которые освоила команда:
  • DMAIC
    Методология управления проектом улучшений
  • Система 5(6)C
    Рациональная организация рабочих мест в кабинетах и на сетевых дисках с электронными документами
    анкетирование клиентов процесса, интервью участников процесса, хронометраж операций, картирование процесса, расчет эффективности процесса, мониторинг равномерности загрузки сотрудников УЦ
  • Инструменты сбора данных по процессу
    Анкетирование клиентов процесса, интервью участников процесса, хронометраж операций, картирование процесса, расчет эффективности процесса, мониторинг равномерности загрузки сотрудников УЦ
  • Инструменты поиска, выявления первопричин и решения проблем
    Ранжирование проблем, приоритезация проблем (Диаграммы Парето), паспорт решения проблем, 5Почему, древовидная диаграмма, диаграмма Исикавы
  • Инструменты реализации и мониторинга
    Разработка, реализация и мониторинг плана-графика мероприятий по устранению первопричин проблем в процессе для достижения целей проекта
  • Презентация проекта
    Разработка презентации в PowerPoint и защита проекта перед начальником и сотрудниками Учебного центра
  • Канбан-доска
    Инструмент управления задачами
  • Стандартизация запуска и закрытия обучения инструктором
Карта текущего состояния процесса
Проектная команда создает свое особенное информационное поле и атмосферу: чем человек больше отдает команде, тем больше находит для себя нового и полезного.

Я для себя в «набор инструментов» взяла программный продукт для ранжирования проблем после интервью на страте проекта. Коллеги из Учебного центра предложили использовать эту программу, и мы ее применили.
Ранжирование проблемы с помощью программного обеспечения
Результаты проекта
Проектная команда за 6 месяцев работы без отрыва от производственных задач достигла результатов:
  • Сократили количество операций в процессе с 35 до 12
  • Сократили время ожидания Заказчиками обучения и выдачи удостоверений по ДПО с 24 календарных дней до 3
  • Увеличили эффективность процесса обучения по ДПО на 40%, по охране труда на 38%

  • По ходу организации рабочих мест по 5(6) С разработали модель сетевой папки для размещения информации по обучению
  • Сократили количество отчетных таблиц с 6 до 2
  • Для стандартизации процесса разработали 4 инструкции по запуску и завершению обучения
  • Сформировали пул задач для дальнейшей автоматизации процесса

Автор статьи: Анна Брюханова
Эксперт по проектной деятельности

Эксперт, руководитель проектов по развитию и совершенствованию производственных систем, повышению организационной эффективности компаний.

Обладает многогранным 20-летним опытом производственной и проектной деятельности: отработала производственную цепочку производство-проектирование-строительство для нефтегазовой отрасли от инженера до топ-менеджера.

Автор и ведущая более 10 тренингов в онлайн и офлайн форматах в области бережливых технологий, управлении проектом улучшений и управления качеством. К числу авторских программ относятся: «Подготовка и презентация проекта стейкхолдерам», «Презентация: эффективные коммуникации», соавтор практического тренинга «Кружки качества».